Evenement organiseren

De gemeente Laarbeek heeft sinds 1 augustus 2023 nieuw evenementenbeleid. Op deze pagina leest u wat de belangrijkste wijzigingen zijn en hoe u een aanvraag voor een evenementenvergunning of melding voor een klein evenement doet.

• Evenementen worden onderverdeeld in risico- categorieën: A, B, of C- evenementen
• In het nieuwe beleid is er een extra categorie toegevoegd: de B2 evenementen. Dit zijn de grotere festivals en tentfeesten of evenementen met (grote) buitenpodia. Voor dit type evenement geldt vanaf 1 januari 2024 een maximum van 6 B2 evenementen per locatie per jaar.
• De eindtijden en geluidsnormen zijn aangepast. Voor de meeste evenementen geldt na 23.00 uur een lagere geluidsnorm. Welke tijden en geluidsnormen er precies gelden, leest u in hoofdstuk 5 (paragraaf 5.4.2) van ons evenementenbeleid.
• Voor kleine evenementen geldt onder voorwaarden een meldingsplicht in plaats van een vergunningplicht. U leest meer hierover in hoofdstuk 3 (paragraaf 3.2.2) van ons evenementenbeleid en onder het kopje ‘Evenement organiseren: vergunning of melding?’

Wilt u een evenement organiseren, zoals een festival of tentfeest in de open lucht of in de openbare ruimte? U heeft dan in de meeste gevallen een evenementenvergunning nodig. Voor kleine evenementen is een melding voldoende als u voldoet aan de voorwaarden. Hieronder leest u welke voorwaarden dit zijn. 

Voorwaarden klein evenement 

• het aantal bezoekers (inclusief deelnemers) bedraagt niet meer dan 100 personen tegelijkertijd
• het evenement vindt plaats tussen 8 uur ’s morgens en 12 uur ’s avonds 
• er wordt geen live muziek en/of versterkte muziek afgespeeld
• er vindt op de locatie geen ander evenement plaats
• er is geen inzet van de hulpdiensten nodig
• het gaat niet om een carnavalsoptocht, vechtsportgala of een auto- of motorsportevenement. 
• er geen verkeersmaatregel (afsluiten weg, parkeerverbod e.d.) nodig is 

Voldoet u aan deze voorwaarden? Dan heeft u geen vergunning nodig, maar is het voldoende om een melding in te dienen. Als wij uw melding hebben ontvangen, dan toetsen wij of u voldoet aan de voorwaarden en of uw evenement doorgang kan vinden. Ook kan het voorkomen dat u tóch een evenementenvergunning nodig heeft. Wij laten dit dan zo spoedig mogelijk aan u weten. 

Onder ‘Hoe u het regelt’ leest u hoe u een melding indient. Twijfelt u of u een melding moet indienen of een evenementenvergunning moet aanvragen? Neemt u dan contact met ons op. 

Veiligheidsplan

Als u een evenement gaat organiseren, is het van belang om over de veiligheid hiervan na te denken. 

Gemeente en hulpdiensten hebben jouw veiligheidsplan nodig om uw vergunningsaanvraag te beoordelen. Het is mede daarom verplicht (art. 4.22 BGBOP) om vanaf 150 personen diverse veiligheidsaspecten (basishulpverlening en ontruiming) uit te werken. 

Hiervoor is een website voor evenementenorganisatoren beschikbaar.

Met behulp van de 5 chronologische stappen, kunt u zelf een logisch en samenhangend veiligheidsplan ontwikkelen. 

U kunt de evenementenvergunning digitaal aanvragen via het e-Formulier evenementenvergunning. 

Een melding voor een klein evenement doet u via: e-Formulier melding klein evenement

U heeft DigiD nodig om de aanvraag digitaal te kunnen regelen.

Bedrijven

Bedrijven, ondernemers en beroepsbeoefenaren met eHerkenning kunnen ook digitaal een evenementenvergunning aanvragen.

Bedrijven, ondernemers en beroepsbeoefenaren met eHerkenning kunnen ook digitaal een melding voor een klein evenement doen.

Papieren aanvraagformulier

Wilt u het aanvraagformulier liever op papier invullen? Laat het ons dan weten. Wij zorgen er dan voor dat u een papieren aanvraagformulier ontvangt.

Doorlooptijden

U vraagt de vergunning van uw A of B evenement ten minste 13 weken voor aanvang van het evenement aan. Een aanvraag voor een C-evenement doet u ten minste 6 maanden voordat het evenement plaatsvindt. De behandeling van uw aanvraag duurt dan langer, omdat er tijd nodig is voor afstemming met politie, brandweer en eventueel andere organisaties.

Voor het doen van een melding voor een klein evenement gelden andere doorlooptijden. De melding moet minstens vier weken voor het evenement ingediend worden. De burgemeester kan besluiten dat uw evenement geen doorgang kan vinden of dat er toch een evenementenvergunning benodigd is. Wij nemen dan zo spoedig mogelijk contact met u op.

Voor het jaar 2023 zijn de kosten voor het indienen van een melding of het aanvragen van een evenementenvergunning als volgt.

Voor het doen van een melding voor een klein evenement betaalt u geen kosten

Voor een evenementenvergunning in categorie A betaalt u geen kosten
Voor een evenementenvergunning in categorie B betaalt u  € 181,90
Voor een evenementenvergunning in categorie C betaalt u € 4.253,45

Schenkt u alcohol tijdens uw evenement? U betaalt dan ook € 57,75 (tarief 2023) voor de ontheffing.

Meer informatie: 

• Algemene Plaatselijke Verordening Laarbeek 2023
• Evenementenbeleid gemeente Laarbeek 2023

Wij helpen u graag. Bel tijdens kantooruren naar ons Klant Contact Centrum: 0492 469 700. Of mail naar gemeente@laarbeek.nl